Whistleblowerordninger skal give ansatte, ledelsesmedlemmer og andre med tilknytning til en virksomhed mulighed for at indberette uregelmæssigheder og ulovligheder til virksomhedens ledelse. Whistleblowerordninger vil derfor typisk medføre behandling af følsomme personoplysninger, eksempelvis oplysninger om mulige strafbare forhold.
Reglerne i whistleblowerloven medfører, at større private virksomheder skal have en whistleblowerordning. Hvis virksomheden har mere end 249 ansatte var fristen for at etablere ordningen 17. december 2021. Virksomheder med mellem 50 og 249 ansatte skal etablere en whistleblowerordning senest 17. december 2023.
Whistleblowerloven omfatter oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse. Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen er ligeledes omfattet. Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil som udgangspunkt falde uden for lovens anvendelsesområde, medmindre en sådan indberetning vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, eksempelvis seksuel chikane og andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen.
For at beskytte en whistleblower mod negative konsekvenser, skal whistleblowerordningen administreres af en upartisk person eller afdeling, som modtager indberetninger og varetager kontakten med whistlebloweren. Ligeledes er det virksomhedens ansvar, at en indberetning ikke medfører repressalier overfor whistlebloweren, hverken direkte eller indirekte.
Whistleblowerordningen bør derfor kunne anvendes anonymt og krypteret, hvilket blandt andet kan opnås via en webportal designet til formålet. Dette er også afgørende for at sikre, at en eventuelt whistleblower ikke afskrækkes fra at anvende ordningen.
Virksomheden har pligt til at have en whistleblowerpolitik og en intern instruks om, hvordan henvendelser fra en whistleblower skal håndteres. Der er ligeledes regler for dokumentation og logning af behandlingen af henvendelser.
Det afgørende for en whistleblowerordnings succes er, at den indrettes på en måde, der passer til den enkelte virksomhed. Af den grund er det væsentligt at foretage en risikovurdering, som dels tager virksomhedens størrelse og type i betragtning, dels de risikofaktorer, som præger den pågældende virksomhedstype. Disse faktorer skal vurderes i forhold til den investering, virksomheden skal foretage i forbindelse med ordningens etablering og efterfølgende drift.
